Comment choisir un DPO externalisé ?

Le délégué à la protection des données (DPO, pour Data Protection Officer) est devenu un rôle courant depuis l'entrée en application du RGPD. Mais son recrutement en interne n'est pas toujours justifié ni accessible pour une petite structure. Voici comment aborder la question.

Qui doit désigner un DPO

Le RGPD impose la désignation d'un DPO dans trois cas principaux : lorsque le traitement est effectué par une autorité ou un organisme public, lorsque les activités de base du responsable de traitement l'amènent à réaliser un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle, ou lorsque ces activités de base portent sur un traitement à grande échelle de données dites sensibles (santé, origine, opinions, etc.) ou relatives à des condamnations pénales.

En dehors de ces cas, désigner un DPO n'est pas une obligation légale, mais reste une démarche recommandée dès que l'entreprise traite des données personnelles de façon significative : elle facilite la mise en conformité et donne un point de contact clair, autant pour la CNIL que pour vos propres clients ou salariés.

DPO interne ou DPO externalisé : ce qui change

Un DPO interne connaît intimement l'organisation, mais représente un coût fixe difficile à justifier pour une structure de petite taille, et peut se retrouver seul face à des sujets très variés. Un DPO externalisé mutualise son expertise entre plusieurs clients, ce qui permet généralement un coût plus maîtrisé et une veille réglementaire plus large, tout en gardant une indépendance vis-à-vis de la direction de l'entreprise, un atout pour la crédibilité de la fonction.

Ce qu'un bon DPO externalisé doit couvrir

• une cartographie réelle de vos traitements de données, pas un questionnaire générique ;
• la tenue et la mise à jour du registre des traitements ;
• un accompagnement concret en cas de violation de données (délai de 72 heures pour la notification à la CNIL lorsqu'elle est requise) ;
• une disponibilité réelle pour répondre aux demandes de vos salariés, clients ou de la CNIL elle-même ;
• une sensibilisation ou formation minimale de vos équipes aux bons réflexes RGPD.

Comment vérifier ses compétences avant de le choisir

Demandez des références concrètes dans votre secteur d'activité, faites préciser sa méthode de travail (cartographie initiale, fréquence des points de suivi, outils utilisés), et vérifiez qu'il communique clairement sur ce qui relève de sa mission et ce qui n'en relève pas : un DPO n'est ni votre avocat, ni celui qui décide à votre place, il conseille et alerte.

Combien ça coûte

Le tarif d'un DPO externalisé varie fortement selon la taille de votre structure, le volume et la sensibilité de vos traitements, et le niveau d'accompagnement souhaité. Demandez toujours un devis détaillé précisant le périmètre exact de la mission plutôt qu'un forfait générique.

Vous pouvez publier votre besoin de DPO externalisé directement sur Prozowo, ou consulter notre pôle juridique, compliance et RGPD pour en savoir plus sur les prestataires disponibles dans ce domaine.

Rédigé par François CHOLEZ, Juriste · Formaliste · Conseil et accompagnement en choix d'assurances.